Trabajando sin papel: la industria paperless

Que la industria, como cualquier empresa, busque siempre la máxima eficiencia no es nada nuevo. Más bien todo lo contrario, si algo caracteriza al sector es como se esfuerza en intentar sacar el máximo beneficio optimizando todos los recursos que tiene a su disposición.

Eso está genial, pero, por desgracia, uno de los estigmas que tiene el sector industrial es el medioambiental. Siempre que se piensa en una fábrica, muchas personas imaginan las típicas chimeneas humeantes y la asocian directamente con la contaminación.

¿Y si os dijéramos que hay una opción relativamente asequible con la que mataréis dos pájaros de un tiro? Por una parte, se optimizará el proceso productivo y, por otra, se cuidará más el entorno. La respuesta es mucho más simple de lo que parece… ¡deshagámonos del papel!

A partir de ahora vamos a contaros por qué es tan beneficioso para todos hacer de nuestra fábrica un entorno paperless. Intentaremos hacerlo de una forma que no os haga perder los papeles, aunque esa sea nuestra meta literal.

El uso del papel en la industria

Para hacernos una idea de cuánto papel puede llegar a usarse diariamente en una fábrica, haremos un repaso de las principales circunstancias y procedimientos en los que este soporte documental adquiere cierto protagonismo.

Es muy habitual encontrarnos con registros en los que se plasmen los resultados de mediciones en tareas de producción, de control de calidad, mantenimiento de equipos o control de inventario. Pero esto es sólo la punta del iceberg, también podemos encontrar documentación en papel de órdenes de trabajo, diseños de productos e instrucciones de uso de maquinaria.

Además de los procesos de producción en sí, no debemos dejar pasar de largo en este repaso las tareas administrativas que, como en todas las empresas, cumplen una función esencial para su correcto y legal funcionamiento.

Las cifras facilitadas por Gartner nos dicen que hasta el 3% de los ingresos de una empresa se destinan a acciones relacionadas con el papel, usando cada trabajador una media de 10.000 hojas al año.

Desventajas del papel

Empecemos mirando por nuestro planeta, según un estudio de la Fundación Seres, la producción de una tonelada de papel implica la tala de hasta 24 árboles, y cada millón de documentos impresos implica el uso de 10 toneladas de madera.

Además del claro problema medioambiental, usar papel puede acarrear un conjunto de molestias e incomodidades que, incluso, pueden ir acompañadas de fallos más graves en el funcionamiento de una fábrica. Fallos que no son ninguna broma y que pueden costar mucho dinero.

Ahora que os hemos metido un poco el miedo en el cuerpo y captado vuestra atención, podemos empezar hablándoos de las limitaciones físicas que tiene la documentación en papel. Y es que un documento físico sólo puede localizarse en un lugar concreto. Aunque haya varias copias del mismo, siempre habrá que desplazarse para conseguirlas, lo cual limita mucho el trabajo de personas que se encuentren lejos en ese momento o que tengan que moverse a buscarlos, con su respectiva pérdida de tiempo.

Por otra parte tenemos el problemas de las actualizaciones, que pueden volver de cabeza al más cuerdo. La documentación con la que se trabaja se encuentra en permanente revisión y actualización, lo que implica tener que reescribir todas las copias del mismo documento, con el correspondiente error humano. No sería extraño estar trabajando con una versión que no sea la más reciente.

En el entorno industrial, así como en muchos otros, es muy habitual encontrarnos con empleados de diversas nacionalidades. Aunque estos se encuentren perfectamente integrados profesional y culturalmente y dominen el idioma, siempre puede haber algún pequeño matiz que se les escape a la hora de leer un documento, y más cuando se trata de textos de una alta carga técnica.

Pongámonos en lo peor, ¿qué ocurriría con la información que contienen los archivos en papel si ocurriese un accidente en la fábrica, como podría ser un incendio? Está claro que restablecer todo el dispositivo documental supondría un engorro y una carga de trabajo brutal, todo esto en el caso de que se pueda recuperar toda la información.

Cómo alcanzar una industria paperless

Mentaliza, forma y organiza

Una de las tareas que más cuesta a la hora de hacer los cambios necesarios para el trabajo paperless es que los trabajadores de la planta adquieran nuevos hábitos de trabajo. Tened en cuenta que algunos de ellos llevan ya muchos años en su puesto y se han acostumbrado a hacer su trabajo de cierta manera.

Para estas personas cambiar su rutina laboral no les puede hacer mucha gracia, es por ello que debemos hablarles de todo lo bueno que va a aportar el paperless en su día a día y de cómo les va a facilitar la vida.

Pero con mentalizar y motivar no será suficiente, nuevas formas de trabajar implicarán tener que aprender a manejar las soluciones tecnológicas que harán abandonar el papel. Por esta razón será obligatorio establecer las formaciones oportunas y contar con un equipo que implemente estos cambios, que se haga responsable de la correcta utilización por parte de todos los miembros y que la plataforma digital que implante sea fácil e intuitiva para todos.

Si pensábais que aquí había acabado todo, sentimos deciros que no. Y es que una transformación tan compleja como esta requerirá de un equipo humano que se encargue de que su ejecución funcione como una máquina bien engrasada. Para ello habrá que elegir a las personas responsables y planificar al detalle todas y cada una de las acciones para despapelizar la fábrica. Para esta planificación se tendrán que marcar unos objetivos que cumplan con la regla SMART:

• Específicos (Specific).
• Medibles (Measurables).
• Alcanzables (Attainable).
• Relevantes (Relevant).
• A tiempo (Timely).

Digitaliza la documentación

¿Lo tenemos todo perfectamente organizado y planificado? ¡Excelente! Va siendo hora de pasar a la acción y empezar a quitarnos de enmedio montones y montones de papeles. Entonces no nos quedará otra que pasar a formato digital todo el contenido que recogían los documentos físicos.

Lo ideal será no tener estos archivos digitales almacenados en ordenadores u otros dispositivos aislados, sino contratar un adecuado servicio en la nube con las correspondientes medidas de seguridad para que solamente puedan acceder a ellos las personas que tengan los permisos requeridos.

Tener los archivos digitalizados en la nube no sólo implica mayor seguridad, sino que facilita su acceso desde cualquier lugar del mundo donde haya conexión a internet.

La cantidad de documentación a digitalizar en las fábricas suele ser tan inmensamente grande que muchas optan por contratar una empresa externa especializada para que lleve a cabo todo el proceso.

Implementa un sistema de gestión de la producción

Parémonos a pensar en el potencial que tiene disponer de toda la documentación necesaria para que la fábrica funcione como un reloj perfectamente accesible, segura y fácilmente actualizable en un entorno virtual… Brutal, ¿verdad?

Dejar escapar esta oportunidad sería un fallo imperdonable por nuestra parte, algo así como quedarnos paralizados mientras pasa ante nosotros el tren de la diferenciación y la ventaja competitiva. ¿A que no queréis que ocurra eso?

Para extraer todo el “oro” de esta situación una de las mejores opciones es aplicar en la fábrica un sistema integral de gestión de la producción que se encargue de administrar todo lo que ocurre en cada momento y en cada rincón de la planta, tal y como hace Polaris.

Polaris no es más que la solución que hemos desarrollado para que podáis disfrutar de todas las ventajas de tener un software que dirija magistralmente la metodología de trabajo industrial.

Se hace cargo de todo el papeleo que había que realizar cuando estábamos en la prehistoria tecnológica. Él solito despacha las órdenes de trabajo en función de la ubicación, carga de trabajo y capacidades del empleado, sabe dónde está cada producto o materia, qué se ha hecho con ella y quién ha sido el responsable.

Además, registra automáticamente todas las mediciones necesarias, tiempos incurridos, no conformidades, paradas técnicas o cualquier incidencia que haya tenido lugar.

Bueno, visto lo visto, alcanzar la etiqueta paperless parece un objetivo alcanzable, aunque no esté exento de dificultades, pero son complicaciones que merece mucho la pena salvar.

Con un equipo comprometido, educado y con medios tecnológicos suficientes el papel será un recuerdo en blanco y negro, una batalla que le podréis contar a vuestros nietos sobre cuando trabajabais en la fábrica. Y ahora… ¿estáis preparados para perder los papeles?